Abwesenheitsnotiz

Konfigurieren Sie automatische E-Mail-Antworten und markieren Sie sich im Kalender als abwesend, wenn Sie im Urlaub oder außer Haus sind.

Voraussetzungen

• Ein SOGo 5-Konto mit gültigen Anmeldedaten
• Sie sind bei SOGo 5 angemeldet
• Die Abwesenheitsnotiz muss von Ihrem Administrator aktiviert sein (SOGoVacationEnabled = YES)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Abwesenheitseinstellungen öffnen

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol ⚙ (Einstellungen) in der oberen Symbolleiste
2. Wählen Sie Abwesenheitsnotiz aus dem Einstellungsmenü

Schritt 2: Auto-Antwort aktivieren

Schalten Sie Auto-Antwort aktivieren auf EIN.

Schritt 3: Zeitraum festlegen

Feld: Description	Beschreibung	Beispiel
Startdatum	Beginn Ihrer Abwesenheit	2026-07-15
Enddatum	Rückkehrdatum	2026-07-28
Zeitzone	Ihre lokale Zeitzone	Europe/Berlin

Die Auto-Antwort wird am Startdatum um 00:00 Uhr aktiviert und nach dem Enddatum um 23:59 Uhr deaktiviert.

tipp

Legen Sie den Zeitraum so fest, dass er Reisetage einschließt — aktivieren Sie ihn am Abend vor Ihrer Abreise und deaktivieren Sie ihn am Morgen nach Ihrer Rückkehr.

Schritt 4: Auto-Antwort-Nachricht verfassen

Verfassen Sie die Nachricht, die an Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail schreiben:

Betreff: Abwesenheit — Max Mustermann

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom 15. Juli bis 28. Juli 2026 außer Haus
und habe nur eingeschränkten E-Mail-Zugriff.

Bei dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an
Erika Mustermann (erika.mustermann@firma.com).

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Schritt 5: Antwortoptionen wählen

Option: Description	Beschreibung
Antwort senden an	Jeder, oder nur Personen in Ihren Kontakten/Ihrem Adressbuch
Wiederholte Antworten	Einmal pro Absender (Standard) oder jedes Mal, wenn sie schreiben
Originalbetreff beibehalten	Re: hinzufügen oder den ursprünglichen Betreff beibehalten

Empfohlen: Einmal pro Absender senden, um Kollegen, die mehrfach schreiben, nicht zu überfluten.

Schritt 6: Speichern

Klicken Sie auf Speichern oder Übernehmen. Das Sieve-Skript wird auf dem Mail-Server aktiviert.

Kalender: Abwesenheit markieren

Während Sie die Abwesenheitsnotiz konfigurieren, blockieren Sie auch Ihren Kalender:

Ein Abwesenheitsereignis erstellen

1. Öffnen Sie das Modul Kalender
2. Erstellen Sie ein neues Ereignis, das Ihren Abwesenheitszeitraum abdeckt
3. Stellen Sie es als Ganztägiges Ereignis ein
4. Fügen Sie "Abwesenheit" oder "Urlaub" als Titel hinzu
5. Markieren Sie es in den Sichtbarkeitseinstellungen als Beschäftigt oder Abwesend
6. Speichern

Dadurch wird der Zeitraum blockiert, sodass Kollegen bei der Frei/Gebucht-Abfrage sehen, dass Sie nicht verfügbar sind.

Einrichtung testen

Test-E-Mail senden

1. Senden Sie eine E-Mail an Ihre SOGo 5-Adresse von einem anderen Konto aus
2. Sie sollten die Auto-Antwort innerhalb weniger Minuten erhalten
3. Die Auto-Antwort wird nur einmal pro Absender ausgelöst (gemäß konfigurierter Regel)

Abwesenheitsstatus überprüfen

Öffnen Sie erneut Einstellungen → Abwesenheitsnotiz, um zu überprüfen:

• Der Schalter zeigt EIN
• Der Zeitraum ist korrekt
• Die Nachricht ist gespeichert

Auto-Antwort deaktivieren

Wenn Sie zurück sind:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Abwesenheitsnotiz
2. Schalten Sie Auto-Antwort aktivieren auf AUS
3. Klicken Sie auf Speichern

Die Auto-Antwort wird sofort gestoppt. Löschen Sie optional das Kalenderblock-Ereignis.

Fehlerbehebung

Auto-Antwort wird nicht gesendet

• Überprüfen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz von Ihrem Administrator aktiviert wurde
• Vergewissern Sie sich, dass der Sieve-Server läuft (SOGoSieveScriptsEnabled)
• Die Auto-Antwort wird nur einmal pro Absender gesendet — testen Sie mit einer anderen E-Mail-Adresse
• Überprüfen Sie, ob der Zeitraum das aktuelle Datum einschließt

"Sieve-Skript-Fehler" beim Speichern

• Der Sieve-Server ist möglicherweise nicht verfügbar
• Kontaktieren Sie Ihren Administrator, um den Sieve-Dienst zu überprüfen
• Vereinfachen Sie den Nachrichtentext (Sonderzeichen können Probleme verursachen)

Fazit

Die Abwesenheits-Auto-Antwort stellt sicher, dass Personen über Ihre Abwesenheit informiert sind. In Kombination mit einem Kalenderblock können Kollegen Ihre Verfügbarkeit auf einen Blick erkennen.

Accessibility

Keyboard Navigation

This application supports keyboard navigation. No mouse required for completing this task.

Action	Keyboard Shortcut: What key to press	Notes: Additional information
	Navigate modules	Tab / Shift+Tab
	Select/activate	Enter or Space
	Cancel/close	Escape
	Navigate lists	Arrow keys

Screen Reader Navigation Order:

1. Sidebar navigation → Tab to enter
2. Module content → Arrow keys to navigate
3. Action buttons → Space or Enter to activate
4. Forms → Tab between fields, arrows for dropdowns

High Contrast Mode

SOGo supports high contrast and dark mode. Toggle via user preferences or use browser/OS-level accessibility settings:

• Windows: Win+Ctrl+C toggles high contrast
• macOS: System Preferences → Accessibility → Display → Increase contrast
• Browser Extensions: Dark Reader, High Contrast (Chrome)